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個人檔案在校時稱為學生檔案，包含畢業生登記表、成績單等個人學習材料，入黨志愿書等黨團材料以及其他可供參考的材料。畢業后，高校將學生檔案轉遞至就業單位，就業單位在學生檔案基礎上增加就業經歷等工作材料，形成人事檔案。 檔案除了供用人單位考察錄用人員之外，也是維護個人權益和福利的憑證，無論是工作調動、考研、公務員招考，還是職稱評審、考資格證、工齡認定、社保辦理、住房補貼發放、入黨、辦理退休等，都要用到它。

個人檔案一般會存放在學校、人才市場或工作單位。根據相關規定，個人檔案屬于機密文件，只有擁有檔案管理權限的單位才能將檔案拆開查驗以及將檔案審核密封，沒有檔案保管權限的單位以及個人是不允許將檔案拆封的。 如果有個人或者單位不遵守相關規定私自拆封，有檔案管理權限的單位可以拒收相關檔案，因為檔案的不穩定性因素較多，拆開后無法保證檔案的真實性和完整性。 檔案被拆封之后，可能被相關單位拒收，那么檔案就會變成“廢”檔或 “死”檔，重建檔案流程非常復雜。 檔案私自拆開后還會被人才市場拒收，導致考研、考公務員等受到影響。此外，還會影響個人享受相關權益，比如特殊工種提前退休等。

檔案轉遞是以公對公的方式進行的，且需要單位出具調檔函。即使是自己的檔案，也不允許個人持有，更不允許將檔案上的封條私自拆開。 當事人如果需要查詢相關檔案，也需由檔案管理人員操作進行拆、封。如果不小心拆掉了檔案袋上的封條，需要到相關單位去重貼封條并蓋章。 然而，對已經拆開的檔案袋重貼封條并不容易，因為檔案里的內容有沒有更換、文件是否缺失都需要進行核查。 如果個人檔案是由畢業院校拿出的，那么就需要聯系原畢業院校重新對檔案進行審核，確認檔案材料真實、無涂改，由原畢業院校重新進行密封、蓋章，使檔案重新具有法律效力。 如果審查發現被拆封檔案里存在材料丟失，則需要找出具材料的相關單位補辦，如果無法補齊原件，則需要相關單位補充出具證明，然后審核、密封、蓋章。